Resultados Auditoria Procesos de Selección de Personal
Estimadas funcionarias y estimados funcionarios
En el mes de Enero de este año comuniqué a ustedes mi decisión de efectuar una auditoría de procesos en la Subdirección de Recursos Humanos, cuya finalidad era obtener un diagnostico y una propuesta que permitiera que nuestros concursos, tanto de ingreso como de promociones, contaran con procedimientos más eficaces, que minimicen las posibilidades de error, que entreguen mayor transparencia y que tengan instancias de corrección oportunas.
Esta auditoria a los procesos, por lo tanto, tendría dos fases: La primera de auditoria propiamente tal, que debía concluir con un informe respecto de las falencias del proceso mismo y propuestas para su perfeccionamiento. La segunda, la generación de un Manual de Operaciones para Concursos que incluyera, además, entrenamiento a los funcionarios que deban aplicarlo.
Con satisfacción puedo comunicar a ustedes que la primera fase ha concluido, gracias al trabajo efectuado por la comisión encargada al efecto, presidida por el Sr. Karl Dietert, y a la colaboración prestada por todos los funcionarios del Departamento de Personal que han trabajado en los concursos ya efectuados. Esta colaboración es especialmente relevante y destacable, pues comprendemos que no resulta fácil participar de una tarea que tiene por finalidad identificar falencias en los procesos que a diario uno ejecuta con la convicción de que son los adecuados.
El resultado de esta primera fase identifica cuatro áreas de análisis y respecto de cada una de ellas se efectúan observaciones y recomendaciones: Legislación y normativa; Registro; Eficiencia Técnica; Transparencia y Equidad. En lo grueso, se ha identificado que, si bien es cierto las normas legales y reglamentarias establecen los caminos que deben seguirse para llevar adelante un concurso, existen falencias importantes en los subprocesos o, en algunos casos, inexistencia de una adecuada descripción de éstos, lo que, o no permite verificar si se cometieron errores o provoca que estas verificaciones se efectúen demasiado tarde.
Todo lo anterior ha permitido que, aun cuando la Contraloría General de la República ha tomado razón de todos los concursos que se han efectuado a la fecha, éstos sigan adoleciendo de una falta de credibilidad que no sólo afecta a los mismos, sino también a todos nuestros funcionarios, especialmente a aquellos que han resultado favorecidos en los concursos.
Resulta especialmente relevante por su incidencia en la excesiva prolongación de los concursos y en la credibilidad de los mismos, la constatación de la necesidad de establecer una adecuada “Gestión de Reclamos”. Claramente la normativa vigente no nos provee adecuadamente de esta herramienta, que no sólo permitiría identificar a tiempo cualquier error, sino también corregirlo de manera eficiente, transparente y oportuna.
Por último, el informe de auditoría de procesos efectúa dos tipos de recomendaciones.
En las primeras, se propone reestructurar la organización de la Subdirección de Recursos Humanos, separando las funciones y tareas asociadas a implementación y ejecución de los concursos (reclutamiento y promoción) de aquellas asociadas a la gestión administrativa cotidiana del personal.
En el segundo orden de recomendaciones, propone un rediseño del proceso de concursos, en el que se definen claramente etapas, subetapas y los documentos o instrumentos que deben existir en cada una de ellas.
Estimadas funcionarias y funcionarios, habiendo concluido esta primera fase de auditoría a los procesos, esta semana hemos iniciado la segunda fase, que corresponde a la elaboración del “Manual de Operaciones para Concursos”. Este Manual necesariamente deberá contemplar un nuevo proceso explícito con actividades formales, responsables identificables y plazos definidos; con etapas que contengan controles, validaciones y subprocesos explícitos y regulados de Gestión de Reclamos. Todo lo anterior, además de los controles de legalidad externos a la Subdirección. Por otra parte, como les adelantara, esta etapa incluirá el entrenamiento de los funcionarios que deban aplicar estos nuevos procedimientos.
El Manual de Operaciones para Concursos y la capacitación respectiva, deberán estar concluidos a más tardar en el mes de Junio, con lo que a partir de entonces comenzaremos a efectuar los nuevos concursos, incluyendo uno en el que nos encontramos especialmente empeñados, cual es el nuevo concurso de promociones, en donde esperamos que muchos de ustedes puedan ascender de grado.
Por la gran importancia y urgencia de esta tarea nos parece imprescindible contar con la colaboración de todas las funcionarias y funcionarios del Servicio, así como de sus distintas unidades y de la Asociación de Funcionarios, ANFACH, ya que cuando hemos trabajado unidos hemos avanzado mejor y más rápido, y estamos seguros que todos ustedes así lo han apreciado.
Los saluda afectuosamente,
Sergio Mujica Montes
Director Nacional de AduanasLa Administración de Aduana de Chañaral ofrece este canal de comunicación para recibir las dudas, consultas e inquietudes de los usuarios, permitiendo una pronta y transparente respuesta, de conformidad a las políticas institucionales.
